公文能够穿越时间与空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息，是机关在公务活动中行使职权的重要工具。公文的这一功能，表现在以下6个方面：

    1．公文是党和国家领导机关用于发布各项方针政策、指令的基本工具，在公务活动中发挥领导、指导作用，是加强集中领导、维护政令统一、保证工作步伐整齐一致的有效形式。

    2．公文是下级机关请示、汇报工作，反映情况，使下情上达，沟通纵向联系的基本手段，有利于上级机关对发生的问题进行及时处理，同时为领导机关决策提供依据。

    3．公文是发布行政法规的基本形式，对国家行政管理与维护社会主义精神文明、物质文明建设起着规范作用，使国家的管理活动有法可依，有章可循。

    4．公文是各机关之间交流信息、商洽事务、协调配合工作，进行横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的准确性、权威性，因而比其他信息记录更具有权威性。

    5．公文是宣传教育干部、群众的好教材。它有较强的理论性、政策性，在各项工作中起着阐述道理，提高觉悟及认识水平的作用。

    6．公文是社会活动的真实记录，记载了公务活动的状态、过程，证明作者的合法身份，有重要的凭证作用。