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1．时间的表达
第一，除了不必或不允许(如保密的需要)精确表达之外，必须确切地表达时间，要完整地标明年、月、日，特殊时需要标出时、分。
第二，避免使用“今年”“明天”“本月”“即日”等需借助其他时间概念才能准确理解的时间代词。
第三，禁止使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界线的词语。
第四，年份一律使用全称，如1985年不得写成85年，如需有关历史年号时，先写公历年份，再次历史年号置于圆括号内。
2．空间的表达
第一，表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。
第二，所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称(包括标准译名)，一般不使用别称，国内地名不用简称。
第三，除出于特殊需要(如保密等)或表达对象在文中无重要和必要意义时之外，公文中的空间概念大都需精确表达。
第四，慎重使用表示处所的代词(这里，那里等)以防止误解或费解。
3．职务、姓名的表达
第一，各种职务、姓名应用全称。
第二，当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容有关的。
第三，列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的应按先党内、后党外，由大至小排序，国外的应尊重对方习惯或双方的需要。
第四，国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准，如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。
第五，若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。如职务高低、姓氏笔画、姓氏字母的规定顺序、与事情相关的程度、归属(属何国、何单位)等均可构成排序的标准。
4．数量的表达
第一，除在特殊情况下(如无必要或不具备条件)使用约数、概数外，公文中的数目概念应用确数(0至无穷数的基数、整数前加“第”字的序数，以数学用语“几分之几”和“百分之几”表示的分数、整数后加“倍”字的倍数)表示。
第二，表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如：可以说“增加了二倍”而不能说“减少了二倍”。
第三，在“增加、提高、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面有“到、至、为”等字样的句式，与后面带“了”或不带“了”字的句式相比，其语义差别很大，在使用时务必不要错用。
第四，若需用“以上”“以下”等词表示数字分界时，为使界限的划分清晰准确，应以各种方式注明本数是否包含在内。
第五，注意数词“两”的使用。“两”不能作序数，也不能用以表达没有零头的多位数(如，不将“十二”说成“十两”，而有零头的“二万五千里长征”却可改称“两万五千里长征”)。
第六，名量词中的度量衡单位必须使用国家法定计量单位和国家公布的中文名称。如文中必须出现历史上使用的、外国使用的或地方性的单位(如石、斗、英寸、磅、普特等)时应折算成国家法定计量单位并加以说明。
第七，使用复合量词(如人次、秒立方米等)时，如词语是不常使用的，应加注简要的说明。
第八，表示数量时一般应使用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。
5．范围的表达
范围在这里实际上是指事物的界限，这个界限可以从量的方面规定或反映一个事物的性质或状态。
在使用上述词语时应注意：
(1)当事物是被全面肯定或否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或无法最终确定时只能用表示部分的词语。
(2)公文中表示部分时，常要求精确，此时应使用词义精确的词语。
(3)不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语。
(4)前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。
6．程度的表达
在公文中常需对肯定或否定的程度加以表述，这时务求得体，即注意把握分寸。公文中作这种表达时，大都是直言式的，不含糊其辞，不绕圈子，不搞旁敲侧击。当然这并不排除在特殊场合对己方的意见以委婉一些的提法说出，这时，应注意留有一定的余地，特别是自己所作的肯定或否定仅仅是针对一些只具有可能性的事物时更应如此。
7．语气、神态的表达
公文表达的正确有效还有赖于语气得体，神态自然贴切。如语气不对或神态的强弱缓急出了格，那么也会影响阅文者对语义的正确理解，影响文件效用的正常发挥。
(1)陈述语气。公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，以有效地叙事说理。
(2)祈使语气。公文中常要表达一些主张，要求对方做某些事情或制止、禁绝对方做某些事情，这时的语气自然是祈使语气。根据这些主张性质的不同，具体神态有刚柔缓急之别。其中表示命令、训诫的，语气强烈，神态严厉，无可置疑；表示请求希望的，则语气稍缓，神态有劝慰、商洽、召唤等分别。
(3)疑问语气。公文中有时也需提出一些疑问请对方回答，征询其意见或反映，有时还自问自答以问代答。这时的语气即疑问语气，公文中的疑问语气种类较多，神态变化也较复杂。
(4)感叹语气。公文中带强烈感情的感叹语气虽不多见，但在这些为数不多的语句中，其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别。 |
