年鉴作为工具书的一种，其编写必须规范。年鉴编写规范化的意义在于它除了是工具书的基本要求之外，还是提高年鉴质量的重要途径，同时也有利于读者方便快捷地查找。
1.条目的构成。年鉴条目就是以简洁的标题、文字记述具有社会、历史意义的事物、人物的一种年鉴编写文体。年鉴条目分为综合性条目和专题性条目。每个条目由标题、正文和作者署名构成；条目根据所占的篇幅可分为大、中、小条目，大条目一般在1000～1500字之间，中条目一般在500～1000字之间，小条目一般在300～500字之间。年鉴条目为了完整地表述事实，应具备6个要素：何时、何地、何人、何事、何因、何果。撰写条目，只需抓住重点用精炼的语言介绍清楚其6个要素即可，不作赘述、渲染。用这6个要素来规范年鉴条目，基本上体现了它的科学性内涵。
年鉴条目除具备以上6个要素之外，还应当具备以下属性。首先，条目必须是事实。就是说条目必须是已经完成了的历史事实。这种事实可以是成功的，也可以是不成功的，也可以是既有经验又有教训的事实，不是历史事实的不能称作年鉴的条目。其次，条目必须是客观的。就是说它必须是客观存在的事物，不是人的主观臆造，也不是任意杜撰的。第三，条目必须是完整的，它不是反映事物的某一侧面或某一部分，而是反映事物的全体、全貌、全过程。只有完整才能独立成篇。第四，条目必须是独立的。条目的主题必须是一个，且具有排他性。一个条目必须区别于他条目，主题不能混淆，不能交叉，一事一条，独立成篇。
2.条目的确立。年鉴条目的标题必须与总结、报告、论文、杂文以及其他文艺作品的标题或题目严格区分开，使其能体现出年鉴的资料性、可读性与方便性。条目所选录的信息和资料应具有现实价值和历史价值。为今天的读者提供资料，为未来的读者提供史料，只具有一般新闻价值而不具备实用价值和资料价值的选题应尽量避免。对命题的规范要求有以下几个方面：一是必须具备事实的揭示性。从读者阅读的角度说，应该让读者触题而知文，从撰写者的角度说，要抓住最能揭示史实的基本特点的典型语言，以概括事实的方式表达出来。二是准确性，条目命题必须准确，与内容范围相一致，防止题目含混不清。三是标题要求简短明确，用几个字表明事情就行，越短越好。四是体现内容的主题词尽量前置，以便检索。
但是在日常编写工作中常常出现以下问题：一是总结式。由于有些撰稿人平时习惯于“工作总结式”、“通讯报道式”的文体，把总结材料作为条目，甚至把总结材料的标题作为条目的标题，还往往“穿靴戴帽”，空话、套话连篇（如：……工作上台阶，……取得新进展）。二是抽象式。有的部门选的条目标题就是“总结经验，加强领导”、“提高认识，吸取教训”或以“成绩显著”、“大大提高”等模糊语词取代具体事实和数据，而且放在哪个部门都可以，反映不出部门的工作特点。三是规划式。把本单位、本部门年初制定的计划、安排、决定、设想等没有形成事实的东西作为条目。四是超限式。不是把当年的事实列为条目，而是把上年或下年的事实列为条目。
要克服这些常见的毛病，就必须制定年鉴条目体例和立目标准。体例要求：（1）一事一条，记叙文体。文风应朴实无华，句式宜短不宜长，如确有必要涉及繁杂的数字，应采用表格或示意图反映。（2）直陈其事，文字精炼。条目着重记述当年的资料，一般不追溯历史，对未来也不作展望预测。（3）观点正确，实事求是。必须用事实、用资料说话，寓观点于记述之中。作者不必评论，要注意用事实、用资料去体现观点，使读者从事实中得出结论，并注意喜忧同报，这是保持年鉴的客观性，维护年鉴声誉必备的内容。否则，年鉴将失去客观真实性。（4）准确全面，资料性强。立目标准：（1）当年已取得实效的重点工作、改革措施或其他突出成果；（2）需要连续记载的资料；（3）当年产生的新事物和新问题；（4）其他重要信息资料。前两条作为常规条目，具有连续性和规范化的特点，后两条是机动性条目，作用在于扩大信息含量、体现新意和深度。
3.条目的类型。年鉴条目类型是由条目的内容性质决定的，按其基本资料的内容及所涉及的范围主要划分为两大类：综合性条目、专题性条目。这两大类条目在年鉴中分别承担不同的任务。
综合性条目：是介绍一个部门、一个系统一年内的基本情况和基本面貌，从总体上反映事物发展变化，其结构一般由定性（定量）叙述、基本事实和因果关系3个要素构成。要求做到全面、连续、可比。全面就是将本部门、本系统、本年度的工作从总体上进行精炼的叙述，通过一定的数据反映年度特点、成就、问题和趋势；连续就是每年都要反映；可比就是条目的基本内容要相对保持稳定，可进行纵横向比较。综合性条目的表现形式大体有概况或简况、综合记事等类型。另外还有综合记事条目，是指一个部门记述某项具有连续性的对社会经济的管理职能或业务。这类条目既要坚持记事原则，又要搞好综合，把分散的单个事件综合成一个整体，实现微观材料宏观反映。不能把诸多单一事件简单罗列。在撰写综合记事类条目时，应注意年度特点。要反映该项工作年内的目标和任务以及采取的措施和行动；要站在全局的高度，实事求是地概括述评该项工作成果。
专题性条目：年鉴中的专题性条目是反映一个部门、一个系统某个方面的情况，是从一个侧面反映事物的发展变化。叙述时以基本事实为主，不作定性叙述，详结果，略过程。不展望和预测未来。要有明显的年度性、价值性和独立性（即一事一条）。这类条目选题单一，内容记述具体。其主题、内容乃至条目的标题都具有很强的专一性，一个条目记述一件事情，不涉及与主题无关的其他内容。专题性条目在年鉴中所占的比重较大，类型较多。如专题记事类条目，记载某一具体事件、一项工程、一次活动、一种自然现象等单项内容；如会议类条目，记述会议名称、时间、地点、主办单位、规模及中心议题，重点记述会议做出的重大部署，形成决议或决策及实质性效果等。
